La Posta Elettronica Certificata

Comunicazioni

Il Decreto Legge 29 novembre 2008 n. 185, convertito nella Legge 2/2009, rende obbligatorio l'uso della Posta Elettronica Certificata per tutti gli iscritti all'Albo. Tutti i professionisti (liberi o dipendenti) iscritti in Albi ed Elenchi devono dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) e comunicarne l’indirizzo all’Ordine di appartenenza, sia che esercitino la libera professione sia che non la esercitino, siano essi dipendenti pubblici o privati; il requisito che determina l’obbligatorietà resta quindi l’iscrizione all’Albo.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un tipo speciale di e-mail che consente di inviare/ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.

La PEC fa risparmiare tempo e denaro, perché permette di scambiare documenti con valore legale, evitando sia di recarsi personalmente agli uffici, sia di spedire raccomandate postali.

La Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni, per le imprese e per i professionisti iscritti a un Albo professionale.

Per maggiori informazioni sulla Posta Elettronica Certificata visita il sito DigitPA.

Coloro che non sono iscritti all'EPAP, e che non abbiano già segnalato all'Ordine un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, possono richiedere all'OGL l'attivazione di una PEC gratuita, scaricando il Modulo di richiesta allegato nell'area iscritti e trasmettendolo in originale via posta ordinaria o tramite fax al 06 36000167, con allegata fotocopia di documento in corso di validità, a: Ordine dei Geologi del Lazio. Via Flaminia 43, 00196 Roma.

scarica il Modulo per richiedere l'attivazione di una casella PEC gratuita

Gli iscritti EPAP possono usufruire di un servizio offerto gratuitamente a tutti gli iscritti da Epap, scaricare il modello dal sito web indicato, compilarlo in ogni sua parte, allegare un valido documento d’identità e inviarlo:
per posta all’indirizzo EPAP – Via Vicenza, 7 - 00185 ROMA,  
per e-mail all’indirizzo pec@epap.it
oppure per fax al n. 06-6964555.

maggiori informazioni sul sito EPAP

La casella di PEC per i professionisti è molto utile in quanto permette, per esempio, di gestire le comunicazioni ufficiali con gli enti di previdenza e con la pubblica amministrazione centrale (indagini finanziarie con il Fisco, concorsi, ecc.) e locale, di inviare e ricevere contratti e fatture, di sostituire le raccomandate A/R e tutti quei documenti che possono essere utilizzati in via legale (es. lettere di sollecito crediti, lettere di diffida, ecc.).

Agli iscritti che già possiedono una casella di PEC, si ricorda l'obbligo di comunicarla all'Ordine inviando un'e-mail all'indirizzo e-mail certificato ordinegeologilazio@epap.sicurezzapostale.it che contenga esclusivamente il nome, cognome e il numero d’iscrizione all’Albo dell’Iscritto a cui è intestata la casella di posta da cui viene inviata la comunicazione, come nell’esempio che segue:

MARIO ROSSI - N° Iscrizione: AP (A oppure B oppure ES) 00000

 

Domande e risposte frequenti sulla Posta Elettronica Certificata

Ho già una casella PEC.
Posso avere anche quella offerta tramite EPAP o OGL?

Certamente. Non esistono vincoli sul numero di caselle PEC che ciascuno può possedere. La normativa attuale impone che i professionisti entro la fine di novembre 2009 abbiano almeno una casella di PEC ciascuno e che questa sia stata comunicata al rispettivo Ordine.

Se possiedo già una casella di PEC la devo comunicare al mio Ordine?

Sì, l'Ordine deve essere informato (la legge prevedeva entro il 29 novembre 2009). All'Ordine va comunicato anche il nome della casella, sia per poterla usare lui stesso, ma soprattutto per poterla inserire nell'elenco disponibile alle pubbliche amministrazioni, come richiesto dalla normativa.

Anche i dipendenti iscritti all'albo devono dotarsi di PEC?

La legge 2/09 all'art.16 comma 7 recita: "I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata..."

Il fatto di essere iscritti all'albo implica che ci si deve dotare di posta elettronica certificata e si è tenuti a comunicarla al proprio Ordine, anche se non si fa la libera professione, anche se si è dipendenti di società. Non importa quale sia l'attività svolta dall'iscritto, anche i pensionati che rimangono iscritti hanno l'obbligo di dotarsi di PEC.

I professionisti, dipendenti delle PA, iscritti nei rispettivi albi o in apposite sezioni separate degli stessi, debbono comunque dotarsi di una casella di PEC, indipendentemente dal possesso di quella eventualmente fornita dal datore di lavoro.

I professionisti possono utilizzare la PEC gratuita per i cittadini?

I professionisti non possono utilizzare la casella di PEC gratuita per i cittadini per l’esercizio della loro attività. La PEC gratuita viene infatti attribuita solo ai cittadini richiedenti per semplificare i rapporti con la PA, riducendo tempi e costi delle comunicazioni. L’obbligo posto a carico dei professionisti è invece finalizzato a migliorare le comunicazioni fra la PA e soggetti che operano sul mercato in qualità di esercenti una libera professione.

Negli studi associati quante caselle PEC servono?

La legge 2/09 prevede che ogni professionista ed ogni azienda si dotino di caselle di PEC.

Pertanto In uno studio associato ogni professionista deve dotarsi della sua casella personale di PEC, per esempio utilizzando quella fornita gratuitamente da EPAP tramite l'ordine di appartenenza, mentre lo studio, inteso come persona giuridica, deve dotarsi di un'ulteriore casella di PEC entro la fine di novembre 2011.

Entro quando devo attivare la casella di PEC?

La normativa prevede che tutti i professionisti iscritti agli albi debbano dotarsi di almeno una casella di PEC entro un anno dall'entrata in vigore del decreto e cioè entro il 29 novembre 2009.

Può un terzo richiedere l'indirizzo PEC di un iscritto all'Ordine?

No. Gli Ordini professionali devono solo garantire che l'elenco messo a disposizione delle pubbliche amministrazioni secondo regole ben precise siano esatti.
Un terzo per ottenere un indirizzo di PEC di un iscritto deve richiederlo all'iscritto stesso.

Quali modifiche vanno implementate al programma di posta elettronica?

La casella di PEC richiede solamente che venga aggiunto al programma normalmente utilizzato per la posta elettronica un nuovo profilo per la nuova casella. Non sono necessarie ulteriori modifiche, non è necessario installare programmi aggiuntivi o altro.
Alla casella di PEC è possibile accedere anche tramite interfaccia web sul sito del fornitore.

Esistono vincoli sui sistemi operativi da usare?

Nessun vincolo. La casella di PEC assomiglia ad una normale casella di posta elettronica e non dipende da alcun sistema operativo.

Un allegato ricevuto tramite un messaggio di posta PEC ha validità legale?

Certo. Un messaggio di posta elettronica certificata, da valore legale a tutto ciò che viene inviato, compresi gli allegati. Va però tenuto presente che la posta elettronica certificata da valore legale solo all'invio e quindi garantisce solo che un messaggio è stato spedito e ricevuto. Per dare valore legale al contenuto di un allegato è necessario utilizzare la firma digitale ed eventualmente le marche temporali.

Che cosa è la ricevuta di presa in carico?

La ricevuta di presa in carico è un messaggio di posta elettronica che il gestore della casella di PEC invia al mittente dopo aver ricevuto un messaggio da inviare. Il gestore prima di inviare la ricevuta di presa in carico effettua una serie di controlli e solo dopo che questi sono stati superati invia la ricevuta. Tale ricevuta equivale alla ricevuta rilasciata dalle Poste quando si invia una raccomandata cartacea.

Che cosa è la ricevuta di avvenuta consegna?

La ricevuta di avvenuta consegna è la ricevuta che il gestore del destinatario invia al mittente quando mette un messaggio PEC nella casella postale di destinazione. Nelle intenzioni dovrebbe equivalere alla ricevuta che viene inviata al mittente nelle raccomandate RR cartacee. Va notato che nel momento in cui viene inviata al mittente la ricevuta di avvenuta consegna non è detto che il destinatario sia informato che ha ricevuto un messaggio di PEC.

Come posso recuperare le ricevuta di invio e ricezione nel tempo?

Il gestore di posta elettronica certificata è tenuto, per legge, a conservare le ricevute di ogni messaggio inviato. Gli utenti possono richiedere al gestore copia delle ricevute.

Qual è il tempo di validità di una casella di posta di PEC?

La casella di PEC resta "viva" fintanto che esiste un contratto fra l'utente e il gestore. Normalmente i contratti sono annuali e tacitamente rinnovati.

Posso rifiutare di "ritirare" un messaggio di posta e rimandarlo al mittente?

No. I messaggi di posta elettronica certificata non possono essere "respinti". La procedura infatti prevede che quando il messaggio è arrivato nella mia casella postale venga inviata al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. Tale ricevuta viene inviata prima che l'utente venga a conoscenza di aver ricevuto un messaggio di posta elettronica certificata. Da questo punto di vista la normativa è carente ed andrebbe integrata.

Quali sono le Pubbliche Amministrazioni che accettano la PEC?

Lo CNIPA ha l'obbligo di creare un elenco di tutte le caselle di posta elettronica certificata delle pubbliche amministrazioni e renderlo disponibile pubblicamente.
I cittadini che possiedono una casella di PEC potranno utilizzare tale strumento per comunicare con le pubbliche amministrazioni presenti nell'elenco del CNIPA. Le pubbliche amministrazioni che riceveranno messaggi via PEC potranno utilizzare lo stesso metodo per fornire le risposte.

L'Ordine è obbligato ad inviare le comunicazioni esclusivamente tramite PEC?

No. La PEC è equivalente alle raccomandate con ricevuta di ritorno, pertanto l'Ordine può contattare gli iscritti anche con la PEC, ma non esclusivamente.

Gli iscritti saranno obbligati a comunicare con gli Ordini esclusivamente tramite PEC?

No. L'introduzione della PEC permette a chi la possiede di sostituire la raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno con messaggi di posta elettronica. Pertanto solo le comunicazioni di questo tipo potranno essere, ma non si è obbligati, inviate mediante PEC.

Che tipo di allegati posso ricevere?

Poiché la legge non pone vincoli, non ci sono limiti sul tipo di allegati che possono essere inseriti in un messaggio di posta elettronica certificata. E' auspicabile che siano inviati solo allegati in formati standard e non con formati proprietari.

Inviando un messaggio di PEC il gestore garantisce l'inalterabilità del contenuto?

No. Il gestore garantisce l'inalterabilità solo nella trasmissione di ciò che lui ha ricevuto al gestore del destinatario, ma non garantisce l'inalterabilità del contenuto fra il mittente e il gestore stesso. Per ottenere la certezza, con validità legale, è necessario far uso della firma digitale.

Che cosa succede se un iscritto si cancella dall'albo?

La cancellazione dall'albo di un iscritto comporta la disattivazione della sua casella di posta elettronica certificata. La segreteria dell’Ordine dovrà comunicare all’EPAP l'avvenuta cancellazione, che provvederà a farla disattivare dal fornitore del servizio.
Un discorso analogo vale per le nuove iscrizioni. Ai nuovi iscritti va offerta la casella di posta elettronica dell’EPAP ed in ogni caso va inserita la casella di posta elettronica certificata nell'apposito albo riservato accessibile dalle pubbliche amministrazioni.

Posso inviare messaggi ad una casella non PEC?

Certamente. In questo caso tuttavia otterrò un messaggio di anomalia che mi informa che la consegna non può essere certificata. In questo caso si può dire che l'invio assomiglia ad una raccomandata cartacea semplice, cioè senza ricevuta di risposta.

Va tenuto presente che se la mia casella PEC non è abilitata alla ricezione di messaggi non PEC, il destinatario non PEC a cui ho inviato un messaggio non potrà rispondere alla casella PEC, ma dovrà procurarsi un altro indirizzo a cui rispondere.

 

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